Los mejores consejos para reducir los costes de impresión

En la empresa o en la oficina doméstica, una impresora genera costes de seguimiento. Lo que mucha gente no piensa es que, además de los costes de tóner, tinta y papel, también hay que pagar mucho por la energía. Le indicamos dónde hay potencial de ahorro para que sus costes de funcionamiento de la impresora se mantengan dentro de unos límites manejables.

¿Cómo puedo reducir los costes de tinta y tóner?

Para reducir los costes de impresión, es aconsejable prever los gastos posteriores al comprar una nueva impresora. Hay formas de ahorrar dinero, especialmente cuando se trata de tinta y tóner. Las ofertas baratas son tentadoras, pero a menudo los cartuchos originales de los fabricantes de impresoras son caros. Las impresoras de mayor precio con cartuchos de tinta baratos que ofrecen una gran cobertura son la mejor compra a largo plazo. Se recomiendan los dispositivos con cartuchos reemplazables individualmente.

Una buena forma de ahorrar costes de impresión en los dispositivos existentes es utilizar tintas y tóneres compatibles. Las réplicas no son caras de adquirir. Opcionalmente, se recomiendan los cartuchos reconstruidos o rellenados por terceros proveedores de confianza. Los cartuchos XL y XXL reducen el gasto gracias a los mayores niveles de llenado. El precio por página impresa le da una buena idea de los costes de seguimiento.

Consejo:
Cambie los tóneres y cartuchos sólo cuando estén vacíos. Utilice la impresora de inyección de tinta con regularidad para que la tinta no se seque.

¿Cómo puedo reducir el consumo de energía de la impresora?

Una forma fácil de reducir el consumo de energía es utilizarla cuando sea necesario. Encender la impresora todas las mañanas sólo para usarla una vez al final del día consume energía innecesaria. El modo de ahorro de energía es una buena opción para reducir los costes de impresión. Aquí, la impresora está en modo de espera. Una mejor opción es el modo de reposo, que consume aún menos.

Si tienes un modelo sin botón de encendido/apagado, desenchúfalo si no lo vas a utilizar durante un tiempo. En el caso de los devoradores de energía muy antiguos, ayuda a sustituirlos por un sistema moderno que ahorre energía. Se recomiendan los dispositivos con certificados Blue Angel o Energy Star.

¿Qué alternativas hay a la impresión?

• Una forma de reducir los costes de impresión en el sector privado es utilizar el archivo digital. Imprime sólo los documentos importantes que necesites absolutamente. Para la mayoría de las facturas, contratos y documentos, basta con guardarlos en el ordenador. Para acceder a ellos desde cualquier lugar o para compartirlos con otros usuarios, son adecuados los almacenamientos en la nube como Dropbox, OneDrive o Google Drive.
• La moderna gestión de documentos digitales permite la administración de documentos electrónicos en las empresas con ayuda de bases de datos. El objetivo del software es archivar los documentos al mismo tiempo que proporciona acceso a toda la empresa.

¿Qué papel de impresora es mejor?

La mayoría de los fabricantes recomiendan un papel estándar de 80 g/m². Opcionalmente, utilice variantes con 70 g/m² para impresiones o copias privadas. Proveedores tan conocidos como Canon y HP venden su propio papel multifunción. Es considerablemente más caro que el papel de proveedores sin nombre o de la propia marca Prindo.

Si imprimes mucho, merece la pena utilizar paquetes grandes de 5 × 500 hojas. Se ahorra en el precio de compra comprando más. El papel reciclado es menos blanco que el papel normal, pero es más respetuoso con el bolsillo y el medio ambiente. El Ángel Azul y el FSC certifican un producto respetuoso con el medio ambiente.

Algunos buenos consejos para ahorrar papel

• Para reducir la cantidad de papel que necesita, es una buena idea reducir el tamaño de la letra. Esto reducirá el número de páginas de documentos que hay que imprimir.
• Muchas impresoras tienen la función de dúplex automático. Al imprimir en ambas caras de la hoja, se ahorra la mitad del coste del papel.
• También es útil para reducir los costes de impresión imprimir dos o más páginas en una sola hoja. Para los documentos menos importantes, se recomienda imprimir utilizando el modo borrador. En este modo, la máquina utiliza menos tinta.
• En general, la impresión en blanco y negro es más barata que la impresión en color.
• Absténgase de imprimir en escala de grises. Para conseguir los tonos, la impresora aplica varias capas de color superpuestas. Si en la configuración de la impresión se han configurado las opciones "Sólo tinta negra" o "Impresión monocromática", el dispositivo sólo utiliza tinta negra.

¿Qué impresora tiene los costes de impresión más bajos o más altos?

Las impresoras láser consumen de media hasta un 80% más de electricidad que las de inyección de tinta. Esto es especialmente cierto en el caso de los modelos más antiguos sin funciones de ahorro de energía. Con estos dispositivos, se sustituye regularmente el tóner, el tambor de imagen y la unidad de fusor. Las impresoras de inyección de tinta sólo necesitan tinta nueva. Dependiendo del modelo, sustituya los cabezales de impresión según sea necesario.

En principio, la cantidad de impresiones determina si es posible reducir sus costes de impresión. Si imprimes muy a menudo, una impresora láser es más barata porque los tóneres están diseñados para un largo alcance. Si utiliza una impresora de inyección de tinta para imprimir mucho, le costará mucho dinero, ya que los cartuchos sólo producen unas pocas páginas. Para un uso ocasional, son la opción más barata.

Si es posible, utilice un sistema multifunción potente. Combina varios dispositivos en uno y ahorra electricidad para la impresora, la copiadora, el escáner y el fax.

Para saber cuánto estás usando, mira las especificaciones del fabricante en cuanto a potencia. Los portales de consumidores, como Stiftung Warentest, ofrecen consejos para comprar dispositivos con bajos costes de impresión.

¿Qué consideraciones son importantes para reducir los costes de impresión a largo plazo?

• Si tienes una impresora muy antigua que consume mucha electricidad, es aconsejable que te plantees comprar una nueva. Las últimas impresoras utilizan menos energía, ofrecen opciones de ahorro energético y son menos propensas a los fallos.
• Los dispositivos separados para imprimir, escanear, copiar y enviar faxes consumen mucha electricidad. Elija un moderno sistema multifunción que combine las cuatro funciones.
• Ahorrarás espacio, tendrás menos gestión de dispositivos y reducirás el consumo de energía. De esta manera, sólo un producto económico está en modo de espera en lugar de cuatro.
  ¿Tiene en su empresa una impresora para el puesto de trabajo y otra para el departamento? Ahorre en costes de impresión enviando los trabajos de impresión grandes a la impresora más potente con menores costes de impresión de páginas.
• Un software especial le ayuda a ahorrar en costes de impresión estableciendo en él reglas para la impresión en color.
• Utilice los servicios de impresión gestionados (MPS). Estas ofrecen control de costes y transparencia. Al mismo tiempo, permiten un alto nivel de seguridad de los datos. Incluyen todas las medidas para reducir los costes de los consumibles como el tóner, la tinta y el papel, así como la electricidad.

Conclusión: Hay muchas formas de reducir los costes de impresión

Si tienes un viejo devorador de energía en tu oficina, a la larga te saldrá más barato comprar un aparato nuevo. Las impresoras modernas son eficientes desde el punto de vista energético y económico. Gracias a su bajo consumo de energía, se ahorra mucho dinero en la impresión. Puede reducir los costes de impresión sobre todo con tintas y tóneres. Para ello, utilice cartuchos compatibles o versiones recargadas y reconstruidas, que son más baratas que los accesorios originales.

Lo mismo ocurre con el papel. Se recomienda utilizar materiales reciclados o productos sin marca. Si imprimes mucho, te saldrá rentable con los multipacks.

En general, ayuda a analizar su propio comportamiento de impresión. ¿Realmente necesitas todas las impresiones con una calidad de impresión excelente o es suficiente con un PDF? Opcionalmente, las extensiones inteligentes del navegador le ayudan a ahorrar tinta y papel.